企業組織を設計する専門コンサルティング企業

生産性向上を目的にしたMicrosoft Office365 Business 導入と全社業務プロセス 構想策定
要求・要件定義、設計・構築を一貫しマネジメント推進

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スタートアップ(起業直後)の企業様にて、業務の生産性向上を目指し、ゼロからIT環境の設計、構築を行いました。

背景

企業様の業務環境に対する要求は非常にハイレベルなものがありました。産まれたての企業の特徴である「ゼロベース」で業務環境を創り出すことが求められていました。企業様からの業務環境への要求は上場企業並みのセキュリティ・レベルを求められていました。

弊社は長年、マイクロソフト製品を取り扱ってきた経験があり、すぐにクラウド上でデータをセキュアに保持できるOffice365 Businessを導入することを提案し、ITシステムが実現しようとする業務環境を産み出すコンサルティングを行いました。

弊社の関与した工程

弊社は下記の工程に関与しました。コンサルティング業界では「1人称で」とよく表現されるのですが、結局のところ、弊社コンサルタント一人で推進しました。

Delivery

一番最初の「全社業務の構想策定」から「Office365 Businessの費用算出」まで、弊社が他をダントツに抜いていると自負する最も得意なノウハウが活用されました。

  • プロジェクト・マネジメントのあるべき姿をとらえる。(PMOと呼ばれてます。)
  • 業務の構想に、総務・人事・経理系業務を含める。(会計事務所の勤務経験と自社業務を通じてノウハウの蓄積に励んでいます。)
  • 社内の意見集約、交渉・調整、検討会の運営 (集団の意見集約について、専門的に研究・実践してきました。)

根拠のある交渉・調整活動

弊社が難しい課題の解決に取り組む時、成功の土台には人と人とのコミュニケーション・信頼関係があると考えています。

ビジネスは算数のような決まった正解が無く、人の価値観によって変化していきます。現時点の正解とされた物・コトは、5年後には正解とされていないでしょう。

弊社は長年のコンサルティング支援を通じ、常にビジネスの最前線でお客様企業、お客様企業の顧客、お客様企業が業務委託している協力会社様との関係の中で、コンサルタントの最たるノウハウである交渉人として矢面に立ち、重要なビジネスに関する会話をし続けてきました。

多くのお客様企業では、経営層、中間管理職層、現場の実務担当者間で、考え方、話す言葉が異なります。それが原因となり、意思疎通自体が難しくなるのです。

弊社は、システム基盤のSEからスタートした会社です。現場の実務担当者が直面するビジネスの最前線で生じる課題から、経営層が抱える経営上の課題まで、川上から川下までそれぞれの言葉で理解者であり続けています。

このことが、多くの交渉の現場で活用されてきました。弊社の利害関係交渉では、常に利害関係者がお互いの利益・リスク受容ラインをすり合わせ、関係者が同意できる点を探し出し、契約書・合意文書などの文書に落とし込むことが交渉の成功と考えています。

Communication Influence

その経験の中で、弊社では「根拠のある交渉が最も強くお客様の琴線に触れる」と確信しています。

言葉が持つ強力な力は、私たちITコンサルタントが産み出す各種設計書、契約書、提案書など見える形になり、それら文書がお客様の理解を得た時、お客様のビジネスを加速させるお手伝いが出来ると考えています。

私たちは進んで高度な設計思想、ビジネスアーキテクチャ、企業活動に関するIPA、政府ガイドライン、ISO27001・ISO20000など国際認証規格の理解と実践レベルで使えるよう多くの時間を投資して訓練を続けてきています。

要求仕様

  1. セキュアなデータ管理、データ紛失に対処ができること
  2. メールを使えること
  3. 社外からのファイルアクセスができること
  4. Azure AD(ActiveDirectory)を用いた、IT資産・アカウント管理ができること
  5. 個人情報保護体制を立証できる監査ログの取得・運用ができること
  6. 会社で仕様するノートPC、モバイル端末に、盗難防止、ウィルス対策製品の導入、一元管理ができること

これらの要求は、弊社が様々なコンサルティングの現場でご支援させていただいた政府系機関、上場企業のITシステムに要求する水準と匹敵します。

Office365 Businessの最大の利点は、これら政府系機関、上場企業が保有するITシステム基盤と同じくらい、ハイレベルな要求に応えれる高機能性と非常にリーズナブルなユーザー課金体系による低コストを実現していることです。

極めて高い要求と廉価、相反する要求を実現するOffice365 Business 要件定義

上記の要求は、Office365 Business上では下記のサービスで実現することができます。

Teams、SharePoint OnlineとOneDrive for Business

昨今、個人情報保護法など「情報」そのものの価値が認められ、企業はその保全、漏洩防止の策を講じることが法令で求められています。従来は、このようなデータ保護に関しては非常に高価なソフトウェアを購入し、毎年莫大な維持費を支払う犠牲を多くの企業は強いられてきました。

企業様は下記を要求されました。

  • セキュアなデータ管理ができること。
  • 社外からのファイルアクセスができること
  • 誰が「いつ」「どのデータ」にアクセスしたかログ(証跡を残す記録ファイルのこと)を取れること。
  • 個人情報保護体制のシステム監査に対応できる監査ログの取得・運用ができること

上記は「Teams」「SharePoint Online」「OneDrive for Business」と「Office365 監査ログ有効化」で実現可能です。

信頼される企業の常識「Exchange Online」

会社間の取引にメールを用いることは、「取引の証跡を残す」観点から常識となっています。

従来、オンプレミス型(オフィス内にサーバを設置するタイプのこと)のメールサーバの構築は、難易度が高いだけでなく、メールサーバの運用そのものに職人的なノウハウが必要とされました。また、サーバ自体、機械故障などが時々起こるのでその都度、メーカーに連絡をして保守要員に改修していただかなくてはいけませんでした。

企業様は下記を要求されました。

  • メールを使えること
  • 維持管理のコストは、ITの素人でも扱えるレベルで、かつ廉価であること

こちらは「Exchange Online」で実現可能です。まさにこの要求のために存在するサービスです。

AzureADとIntuneを併用したモバイル端末管理

現在の業務環境の主流はモバイルPC、スマートフォンを活用した身軽で持ち運びが出来る機器を使います。モバイル端末を使うリスクとして、盗難、紛失が発生確率の高いリスクとなります。

多くの企業では、業務端末に保存したデータに非常に重要かつ漏洩させてはいけない情報が含まれていたため、盗難、紛失が発生した場合、行政官庁への報告やマスメディアへ謝罪広告を出した企業もあります。

企業様は下記を要求されました。

  • Azure AD(ActiveDirectory)を用いた、IT資産・アカウント管理ができること
  • 会社で仕様するノートPC、モバイル端末に、盗難防止、ウィルス対策製品の導入、一元管理ができること
  • モバイルPCを遠隔から管理できること。

これらは「AzureADの構築とクライアントPCのドメイン参加」「Intuneによるモバイル端末の管理化」「ウィルス対策製品の併用」で実現可能です。

進んで難しい案件に取り組み、ノウハウを蓄積する

前述のサービスを、企業の業務に定着するように作るには、ただ設計・構築しただけでは不足です。実際に使ってみて、不便な点、予想したイメージと異なる点を随時、修正し続けることで、「その会社専用のOffice365による業務環境」が産み出されます。

この経験を通じ、弊社はお客様の全社的業務の構想策定、維持費と利益の算出(ROI算定)、各業務フローの設計、実務で使うツールとしてのOffice365 Businessの設計・構築・運用に関する様々なノウハウを得ました。

これらノウハウを今後も磨き、より多くのお客様の生産性向上に寄与すべく、コンサルティングのご支援を行ってまいります。

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